Schnelle und einfache Buchhaltung, auch außerhalb des Büros – das verspricht Lexoffice. Pferde-Wirtschaftsmeister und Betriebsberater Uwe Karow hat die Buchhaltungssoftware getestet.
Dauerrechnungen für den Reitunterricht automatisch zu einem bestimmten Tag im Monat versenden, mit ein paar Klicks die Rechnung des Strohlieferanten begleichen und gleichzeitig an den Steuerberater übermitteln – um Buchhaltung einfacher abzuwickeln und mit Steuerberater und Bank vernetzt zu sein, gibt es verschiedene Software-Programme. Als Einsteigersoftware ist Lexoffice für das Buchen von Geschäftsvorfällen gut geeignet, die Handhabung des Programms ist vergleichsweise einfach und bietet Tools für die Erfassung der Kunden, Angebots- und Rechnungstellung, Buchen der Geldbewegungen für die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Rechnung erstellen, Ausgaben erfassen
Im Onlineassistent wird die Vorgehensweise zum Schreiben von Rechnungen erklärt. Zum Beispiel wenn für ein neues Pferd im Stall die erste Boxenmiete fällig wird und weitere Leistungen wie Ein- und Ausdecken vom Pferdebesitzer dazu gebucht wurden. Das Menü führt dann systematisch durch die nötigen Vorgänge, die sonst, würde die Rechnung „händisch“ erstellt, auf diversen Zetteln in verschiedenen Schubladen landen. Dazu gehört das Anlegen der Kunden mit den wesentlichen Daten und plus der von dem Nutzer erbrachten Leistungen mit den nötigen Angaben wie Umsatzsteuer, woraus dann ein ordnungsgemäßes Geschäftsdokument (Rechnung) erstellt wird. Für die nächste Rechnung sind dann sich wiederholende Angaben wie die Beschreibung der Leistung, der Preis, Kundendaten, Zahlungsbedingungen und weitere für das Finanzamt erforderliche Angaben hinterlegt.
Der Hersteller gibt das alles als rechtssicher und GobD-konform an (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Neben den Einnahmen wie Reitunterricht geben oder Boxen vermieten, müssen selbstverständlich auch Ausgaben erfasst werden – angefangen vom Papier für die Rechnungen über Benzin bis hin zu Kosten für Futter und Co. Lexoffice führt den Benutzer in die automatische Belegerfassung ein – das Fotografieren der Belege mit der Lexoffice App wird empfohlen.
Für jeden Beleg kann ein Stichwort eingegeben werden, wie zum Beispiel Benzin, die Ausgabe wird entsprechend kategorisiert und automatisch auf das entsprechende Buchhaltungskonto verbucht. Interessant ist dabei die Funktion der intelligenten Texterkennung: Aus den gescannten Belegen kann z. B. ein neuer Lieferant mit seinen Adressdaten, Bankverbindung herausgelesen und gleichzeitig zur Anlage vorgeschlagen werden. So hat man die Möglichkeiten, sämtliche Zahlungsbelege und Rechnungen automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen. Gleichzeitig wird die Buchung korrekt kontiert, sodass bei korrekter Abwicklung die Aufzeichnungspflicht des Selbstständigen erfüllt wird. Einfache Lohnabrechnungen können auch erstellt werden. Wird dieser Bereich komplexer, sind mit dem Modul Grenzen gesetzt, zumal sich Fehlerteufel schnell einschleichen können.
Viele Schnittstellen
Das Bankkonto lässt sich in Lexoffice integrieren. Alle zugeordneten und nicht zugeordneten Positionen werden als Belegvorschläge, die in den Konten erscheinen, übersichtlich aufgezeigt. Jede Geldbewegung kann einem entsprechend hochgeladenen Beleg zugeordnet werden. Nach Angaben von Lexoffice unterliegt das Programm der BAFIN Kontrolle und wird regelmäßig auf Sicherheit überprüft. Damit sei die Sicherheit auf Bankniveau gewährleistet.
Lexoffice bietet die Suche nach einem regional tätigen Steuerberater an, der mit dem Lexoffice-Umgang geschult ist. Denn: Es gibt immer wieder Fragen, die nur das geschulte Fachbüro beantworten kann. Der Nutzer hat zwei Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Er wickelt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen über die Plattform Lexoffice ab und überträgt die Buchhaltung monatlich zum Steuerberater. Oder er wickelt alle Geschäftsvorgänge über Lexoffice ab, inkl. Umsatzsteuervoranmeldung, und die Buchhaltung wird zum Jahresabschluss vom Steuerberater übernommen.
Als Besonderheit von Lexoffice ist das umfangreiche Serviceangebot zu nennen, z. B. die systematische Einführung in das Formularwesen der Buchhaltung, Erklärvideos oder Online-Hilfe zu Finanzfachfragen. Fragen über den Online-Chat werden fachgerecht beantwortet und in angemessenen Zeitabständen wird auf Lösungen hingewiesen. Auf der Website kann man sich über gesetzkonformes Verbuchen der Geschäftsvorfälle informieren, aktuelle gesetzliche Änderungen sind berücksichtigt.
Fazit: Gut für Freie und kleinere Betriebe
Das Programm ist weitgehend selbsterklärend. Das Dashboard ermöglicht eine Übersicht über die einzelnen technischen Module sowie über die eigenen Finanzen. Durch das strukturierte und systematische Einrichten aller Formulare und Abläufe sind die Pflichten auch gegenüber dem Finanzamt, soweit möglich, erfüllt. Die pferdeaffinen Soloselbständigen, Freiberufler, Kleinunternehmer und der kleine Betrieb sind gut aufgehoben.
Komfortabel ist die Schnittstelle zu DATEV. Dadurch wird die Übermittlung der Daten zum Steuerberater erleichtert. Grenzen sind durch die starren Kontenrahmen gesetzt, Konten können nicht hinzugefügt oder geändert werden.
Die Lohnabrechnung ist als Einstieg zu akzeptieren, allerdings kommen gerade bei der Lohnabrechnung sehr individuell zu lösende Fragen auf, bei denen dieses Modul an seine Grenzen stößt. Somit muss der Betrieb, der expandiert, irgendwann umsteigen. Doch auch hier bietet Lexoffice professionelle Programme.
| Der Tester: Uwe Karow Betriebsberater, Sachverständiger Pferdehaltung, Pferdewirtschaftsmeister, Betriebsleiter |
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